Tham khảo bản mô tả công việc thư ký giám đốc chi tiết

Mô tả công việc

Trở thành một thư ký của giám đốc có lẽ là điều mà rất nhiều người mong muốn, nhất là đối với nữ giới vì đây là vị trí được người ra nhận định là việc nhẹ lương cao. Để rõ thực hư điều đó cũng như quyết định đúng đắn có nên đầu quân cho một vị trí này hay không thì bạn hãy tìm hiểu chi tiết bản mô tả công việc thư ký giám đốc qua bài viết này.

1. Thư ký giám đốc là ai?

Nghề thư ký nói chung vốn là một nghề quen thuộc trong xã hội, có sức hút rất nhiều người lao động. Nghề xưa nay vốn được cho là việc nhẹ lương cao. Nếu như bạn được tuyển vào làm thư ký giám đốc thì sẽ còn được nhận nhiều cơ hội việc làm hơn nữa.

Thư ký giám đốc là ai?
Thư ký giám đốc là ai?

Vậy thư ký giám đốc là ai? Họ là những người chuyên hỗ trợ giám đốc trong mọi công tác điều hành, quản lý công ty, đảm đương các công tác liên quan đến giấy tờ sổ sách và thực hiện một vài nhiệm vụ ở mảng tạp vụ, nói đúng ra sẽ là "người giúp việc" cho giám đốc. Những lịch trình cụ thể của giám đốc sẽ do thư ký giám đốc lên kế hoạch.

Đây chính là những hiểu biết cơ bản giúp bạn hiểu thế nào sẽ được gọi là thư ký giám đốc. Khi làm tại vị trí này, đằng sau cái mác "việc nhẹ lương cao" chỉ quanh quẩn các thao tác, công việc văn phòng thì thư ký giám đốc luôn phải "ngập" trong "núi" công việc. Đó là những chia sẻ thẳng thắn của những người đã và đang làm trong vị trí này. Vậy "núi công việc" của họ bao gồm những việc gì? Để bước vào nghề bằng sự tự tin, bạn cần trang bị đầy đủ những thông tin mô tả việc làm thư ký giám đốc.

Xem thêm : Nên làm nghề gì lương cao đúng với nhu cầu tuyển dụng của xã hội

2. Thư ký giám đốc làm những nhiệm vụ gì?

Có thể ví vị trí thư ký giám đốc như một cánh tay đắc lực của nhà lãnh đạo bởi toàn bộ lịch trình làm việc của lãnh đạo đều do một tay người thư ký sắp xếp. Thư ký chính là người sắp xếp tất cả các loại lịch, từ lịch làm việc, lịch họp hành cho tới lịch đi công tác. Luôn đi kèm những nhiệm vụ lớn này không thể thiếu nghiệp vụ ghi chép nội dung và tổng hợp các vấn đề diễn ra trong các cuộc họp của ban giám đốc. Tất cả những gì thư ký giám đốc ghi chép lại được đều cần thiết quan trọng để phục vụ hiệu quả công tác quản lý điều hành toàn doanh nghiệp. 

Thư ký giám đốc làm gì?
Thư ký giám đốc làm gì?

Tiếp theo thư ký giám đốc cần phải chuẩn bị mọi loại tài liệu cổ vũ cho các quá trình làm việc khác nhau theo yêu cầu của ban giám đốc. Cùng với đó là thu thập tất cả những thông tin tin trong doanh nghiệp, báo cáo lại tình hình hoạt động của doanh nghiệp và những thông tin thu thập được lên lãnh đạo.  Chơi không đến tất cả các loại thông tin đến trực tiếp từ các phòng ban người thư ký giám đốc cần tiếp nhận kịp thời để để phân loại cũng như xử lý chúng một cách nhanh chóng nhất một khối cùng gửi thông tin đầy đủ chính xác hoặc kết quả xử lý thông tin lên ban giám đốc.

Mặc dù vị trí thư ký giám đốc không phải là công việc biên phiên dịch nhưng trong nghiệp vụ của họ lại có nhiệm vụ làm biên phiên dịch tài liệu, nhất là khi làm việc tại các doanh nghiệp nước ngoài, l có vốn đầu tư nước ngoài hoặc cách doanh nghiệp Việt Nam liên doanh với nước ngoài.

Nhiệm vụ của thư ký giám đốc
Nhiệm vụ của thư ký giám đốc

Đây là những nhiệm vụ chính trong hoạt động của một người đứng ở vị trí thư ký cho giám đốc. Ngoài những công việc này ra thư ký giám đốc sẽ làm tất cả những nhiệm vụ vụ cụ thể được tính ban giám đốc giao cho chẳng hạn như thay mặt ban giám đốc xử lý công việc với một vòng ba nào đó, chuyển tải các thông tin từ ban giám đốc xuống các phòng ban, thay mặt đại diện cho giám đốc đứng ra xử lý các công việc được giao cho,...

Sau tất cả, thư ký sẽ báo cáo lại toàn bộ những nhiệm vụ đã thực hiện, giải quyết xong gửi lên trục tiếp cho giám đốc. Tùy theo từng sự việc, thư ký sẽ cần xác định rõ thời điểm báo cáo thích hợp để xử lý tốt nhất vấn đề. Bởi vì có những sự việc nhỏ người thư ký có thể trực tiếp đứng ra Giải quyết sau đó mới báo lại kết quả cho giám đốc, nhưng cũng có những sự việc mang tính chất nghiêm trọng người thư ký ngay sau khi tiếp nhận thông tin xác định mức độ nghiêm trọng nở thì cần phải báo ngay lập tức và trực tiếp lên giám đốc.

Những nhiệm vụ quan trọng dành cho người thư ký giám đốc
Những nhiệm vụ quan trọng dành cho người thư ký giám đốc

Dường như qua các nghiệp vụ của thư ký giám đốc chúng ta vừa nêu có thể rõ thư ký giám đốc sẽ đứng ở rất nhiều vai trò khác nhau có thể vì họ như người đưa tin,người đại diện,... ở trong Rất nhiều vai trò khác nhau mới có thể xử lý được nhiều đầu việc Trong phạm vi nhiệm vụ, trách nhiệm của mình. Để Đáp ứng tốt công việc, Tại vị trí này những người thực hiện cần phải đảm bảo được những yêu cầu nhất định của người. Yêu cầu đó là gì?

Xem thêm : Học viện Ngoại giao ra làm gì? Những thông tin cho bạn

3. Những yêu cầu cơ bản nhất là người thư ký giám đốc phải đáp ứng

Thứ nhất về mặt trình độ chuyên môn, hầu hết các vị trí tuyển dụng thư ký giám đốc đều đòi hỏi ứng viên phải tốt nghiệp từ cấp bậc đại học của các chuyên ngành ngoại thương, quản trị kinh doanh chuyên ngành ngoại ngữ và kinh tế. Chồng bạn phân công nhiệm vụ của thư ký trợ lý có đòi hỏi họ phải làm công tác biên phiên dịch do đó người thư ký giám đốc cũng phải có kiến thức và kỹ năng tốt về ngoại ngữ, đặc biệt là khả năng biên dịch tài liệu, khả năng phiên dịch để luôn sẵn sàng tham gia vào các cuộc họp đối ngoại với giám đốc của mình.

Kinh nghiệm trong công việc cũng là một đòi hỏi tất yếu với nghề bởi nếu không có kinh nghiệm từng làm ở vị trí tương đương thì chắc chắn bạn sẽ khó có thể dễ dàng đảm nhiệm nhiều vai trò cùng một lúc như chúng ta đã phân tích ở trên. Đặc biệt, thư ký giám đốc còn phải có nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp mới có thể thuận lợi trong công tác sắp xếp, điều phối mọi việc trong công ty cũng như thay mặt ban giám đốc xử lý các đầu việc khi cần thiết.

Yêu cầu cần đáp ứng tại vị trí thư ký của giám đốc
Yêu cầu cần đáp ứng tại vị trí thư ký của giám đốc 

 

Công việc chủ yếu của thư ký giám đốc chính là sắp xếp lịch làm việc do đó trong kỹ năng của mình, ứng viên hay một thư ký chuyên nghiệp cần phải có được khả năng tổ chức, khả năng quản lý thời gian và hoàn toàn hoạt động độc lập trong mọi nhiệm vụ. Ngoài ra, thư ký còn phải thể hiện rõ khả năng giao tiếp tốt để vừa có thể thay giám đốc làm việc với các phòng ban hay gặp gỡ đối tác.

Một trong những nhiệm vụ vô cùng quan trọng của thư ký giám đốc đó chính là báo cáo lại mọi việc lên giám đốc. Chính vì vậy mà kỹ năng viết báo cáo cũng phải thành thạo, luôn có xu hướng, thói quen cập nhật thông tin, hình thành tác phong làm việc tự tin, chuyên nghiệp.

Xem thêm : Học ngôn ngữ Anh ra làm gì – Cơ hội để hội nhập quốc tế rộng mở

4. Quyền lợi của thư ký giám đốc được hưởng rất hậu hĩnh

Cũng có thể nói, tại vị trí thư ký giám đốc, bạn cũng là một nhân lực cấp cao trong công ty, chính vì thế mà vị trí này cũng được nhận những ưu ái lớn về mức lương cũng như chế độ quyền lợi. Tùy mỗi quy mô doanh nghiệp mà vị trí này sẽ được hưởng các mức lương khác nhau, trung bình từ 10 đến 15 triệu đồng.

Một thư ký giám đốc làm việc trong một tập đoàn, một doanh nghiệp có tầm cỡ thì mức lương thường thấp nhất sẽ ở mức 15 triệu đồng và có thể đạt mức độ cao hơn nữa. Ngoài ra đối với một công ty giao nhiệm vụ cho thư ký quá nhiều thì mức lương dành cho vị trí này cũng rất ưu đãi giao động trong khoảng 12 đến 15 triệu đồng.

Quyền lợi người thư ký giám đốc
Quyền lợi người thư ký giám đốc

Tất cả mọi quyền lợi cơ bản của người lao động thì thư ký giám đốc đều được nhận, bên cạnh đó thư ký giám đốc cũng có quyền đại diện giám đốc xử lý, giải quyết một số vấn đề, được đứng ra điều phối các công việc chung, Tóm lại, đây cũng chính là một chức vụ quản lý bởi thư ký giám đốc trong công tác của mình có khá nhiều đầu việc cần phải sử dụng nghiệp vụ này.

Nhìn chung, vị trí thư ký giám đốc là một vị trí hấp dẫn mà bất cứ ai cũng muốn được đứng vào, Nó không chỉ mang tới cho bạn những cơ hội tốt về sự phát triển các kỹ năng, nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ quản lý mà còn mang tới một mức lương "cao hơn người khác". Thế nên để ứng tuyển vào vị trí này chắc chắn có những khó khăn nhất định do sức cạnh tranh lớn. Để thuận lợi vượt qua mọi đối thủ, bạn cần tìm được một vị trí phù hợp với khả năng của bản thân và sử dụng những công cụ hỗ trợ tuyệt vời nhất.

Timviec365.net chính là nơi có thể đem đến cho bạn thông tin đa dạng và chất lượng về các việc làm thư ký giám đốc. Ngoài ra tại đây bạn cũng sẽ được hỗ trợ các công cụ như CV thư ký giám đốc, đơn xin việc, thư xin việc tại vị trí thư ký giám đốc,… để làm vũ khí đắc lực phục vụ cho việc ứng tuyển thành công việc làm.

Mô tả công việc giám đốc chi nhánh

Giám đốc chi nhánh là một vị trí quan trọng của doanh nghiệp, đâm đương nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động diễn ra tại chi nhánh đó. Vậy họ thực hiện những công việc gì? Để tham gia vào công việc này dễ dàng hơn, bạn hãy đọc kỹ bài viết này nhé!

Mô tả công việc giám đốc chi nhánh