Bản mô tả công việc Project Manager đầy đủ và chi tiết nhất

Tin tức tổng hợp
Tác giả : Vi Ngọc Linh | November 2, 2021

Project Manager là một ví trí không còn xa lạ đối với nhiều người. Cùng là manager nhưng bản chất công việc của quản lý dự án và quản lý thông thường lại có nhiều điểm khá khác nhau. Muốn tìm hiểu về công việc Project Manager thì bạn phải nắm được những mô tả công việc project manager đã.

1. Project Manager khác gì so với Manager khác

Project manager hay còn được biết đến với cái tên người quản lý dự án. Đây là một công việc mà người quản lý phải đảm nhiệm giám sát và đảm bảo rằng tất cả thành viên đều hoàn thành công việc theo như kế hoạch. Một công việc của quản lý dự án cần yêu cầu rất nhiều các kỹ năng khác nhau. Chính vì vậy nếu muốn trở thành project manager thì bạn phải nắm được nhiều kỹ năng kiến thức chuyên môn trong nhiều lĩnh vực. 

Project Manager khác gì so với Manager khác
Project Manager khác gì so với Manager khác

Dự án đó càng khó thì project manager càng phải có yêu cầu cao, kỹ năng cao. Chính vì vậy, việc lựa chọn quản lý dự án cần phải được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ lưỡng.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa quản lý dự án và quản lý thông thường đó chính là quản lý dự án sẽ chỉ giữ chức vụ quản lý trong quá trình diễn ra dự án đó. Sau khi kết thúc dự án, họ cũng kết thúc nhiệm kỳ làm quản lý của mình. Nhiều dự án khác nhau sẽ được chịu trách nhiệm bởi nhiều quản lý khác nhau. Một người có thể được chọn lựa làm project manager cho nhiều dự án nếu như người đó làm tốt.

Còn quản lý thông thường sẽ thưởng chịu trách nhiệm về một phòng ban hoặc một đội nhóm. Họ sẽ giữ vị trí quản lý cho đến khi có một người khác làm thay hoặc họ chuyển dời sang vị trí khác. Nhìn chung thì công việc của quản lý thông thường nhẹ nhàng hơn quản lý dự án. Quản lý dự án thường phải tham gia vào tất cả các quy trình của dự án đó. Chính vì vậy mà khối lượng công việc mà họ nhận được vô cùng nhiều, không hề đơn giản. Điều này đòi hỏi quản lý dự án phải có một tinh thần bền bỉ, tâm lý vững vàng.

Sự khác biệt của project manager
Sư khác biệt của project manager
Xem thêm : Nên làm nghề gì lương cao đúng với nhu cầu tuyển dụng của xã hội

2. Mô tả công việc của project manager

2.1. Tìm hiểu các nhu cầu của khách hàng

Công việc đầu tiên khi trở thành quản lí dự án đó chính là bạn phải đi tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng đối với dự án của bạn. Việc tìm hiểu bao gồm quá trình tìm kiếm dữ liệu, nghiên cứu thị trường, thực hiện các cuộc khảo sát với khách hàng tiềm năng. Các cuộc họp với khách hàng sẽ diễn ra một cách thường xuyên. 

Sau khi đã hoàn thành quá trình tìm hiểu thì người quản lý phải lập báo cáo chi tiết gửi cho ban lãnh đạo hoặc nhà đầu tư dự án để họ có thể xem xét và phê duyệt. Một khi dự án được phê duyệt thì nó mới có thể bắt đầu hoạt động.

Tìm hiểu các nhu cầu của khách hàng
Tìm hiểu các nhu cầu của khách hàng

2.2. Tìm kiếm thành viên dự án

Một dự án không thể được hoàn thành bởi một người. Chính vì vậy mà project manager phải tiến hành tìm kiếm các thành viên tiềm năng cho dự án của mình. Việc tìm kiếm cũng không hề đơn giản bởi không phải ai cũng có thể phù hợp với dự án. Quản lý sẽ phải đặt yếu tố năng lực và phù hợp lên hàng đầu. Thêm vào đó chọn những người có tác phong làm việc giống mình cũng sẽ giúp cho công việc của nhóm thuận lợi hơn.

Quản trị dự án có thể chọn những thành viên đã từng hợp tác với mình hoặc mời những người tài ở ngoài vào hợp tác cùng.  Nếu chọn lựa thành viên tốt thì dự án sẽ thuận lợi và thành công hơn. Ngược lại nếu sai sót ở mức chọn thành viên thì có thể dẫn đến một số hậu quả như bất đồng quan điểm trong quá trình làm việc, dự án không đạt kết quả như mong đợi...

2.3. Trình bày ý tưởng cho nhóm

Sau khi đã hoàn thành được việc tuyển chọn cho nhóm dự án thì project manager phải tiến hành bước tiếp theo. Đó chính là truyền đạt lại những ý tưởng những yêu cầu về dự án cho các thành viên của mình.

Việc truyền đạt có thể được diễn ra thông qua các buổi họp để mọi người có thể chia sẻ ý kiến cũng như vấn đề mà mình đang gặp phải. Nhiệm vụ của quản lý dự án đó là tất cả mọi người phải hiểu, nắm bắt được ý nghĩa và tình hình của dự án đó.

Trình bày ý tưởng cho nhóm
Trình bày ý tưởng cho nhóm

2.4. Quản lý đội nhóm, phân chia công việc hiệu quả

Sau khi các thành viên trong nhóm đã nắm được hết những nhiệm vụ mà mình phải làm thì quản lý dự án sẽ tiến hành phân chia công việc cho họ. Việc phân chia cần phải dựa trên năng lực và kỹ năng của mỗi người. Phải phân chia đầu việc phù hợp cho người phù hợp. Như vậy thì họ mới có khả năng phát huy hết năng lực và khả năng của bản thân.

Muốn làm được điều đó thì project manager phải hiểu thành viên của mình. Đó là lý do mà quản lý dự án thường ưu tiên làm việc với những người quen bởi họ bởi họ đã có thời gian gắn bó từ trước. Trong quá trình làm việc sẽ không thể tránh khỏi những sai sót, lúc này quản lý cần hướng dẫn chỉ bảo cho các nhân viên cách thức làm việc. Nếu như nhân viên có bất cứ khó khăn gì thì phải nắm bắt được từ đó hỗ trợ họ. Những buổi họp cần phải diễn ra thường xuyên để có thể phân tích những điểm mạnh và điểm yếu của team thời điểm hiện tại.

Nếu như trong quá trình làm việc, quản lý dự án cảm thấy cần phải tuyển thêm thành viên thì có thể đề suất gửi lãnh đạo. Một số dự án lãnh đạo sẽ cho phép họ có quyền được tuyển thêm thành viên mà không cần phải hỏi ý kiến.

Quản lý đội nhóm, phân chia công việc hiệu quả
Quản lý đội nhóm, phân chia công việc hiệu quả

2.5. Giám sát hoạt động

Một trong những công việc quan trọng nhất của project manager đó chính là giám sát hoạt động tiến trình của dự án. Một trong những điều cần phải đảm bảo với nhà đầu tư đó chính là dự án phải diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu có bất kỳ yếu tố gì khiến dự án bị trì hoãn hoặc có thể đẩy nhanh tiến độ thì quản lý phải lập tức báo cáo với cấp trên. Việc báo cáo kịp thời sẽ giúp cho dự án có thể đưa ra những phương án giải quyết kịp thời, cải thiện tình hình.

Ngoài việc đảm bảo dự án phải diễn ra theo đúng kế hoạch, thì project manager phải đảm bảo các thành viên của mình hoàn thành công việc một cách chất lượng. Điều này đòi hỏi họ phải luôn luôn theo sát đội nhóm của mình, nắm bắt khó khăn của họ để giải quyết sớm nhất.

Giám sát hoạt động
Giám sát hoạt động

Chi phí cũng là một trong những yếu tố hàng đầu phải xem xét và theo dõi. Chi phí có thể bao gồm chi phí về nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án... Tất cả phải được theo dõi một cách cụ thể để có thể cập nhật lên cấp trên kịp thời.

Quản lý dự án có quyền quyết định một vài vấn đề. Tuy nhiên, những vấn đề mang tính chất quyết định và hệ trọng vẫn phải được duyệt qua bởi các bên có thẩm quyền.

2.6. Tạo dựng mối quan hệ với đối tác

Trong công việc quản lý thông thường, các nhà quản lý đều phải duy trì các mối quan hệ với đối tác, project manager cũng không phải ngoại lệ. Bất kể một dự án nào cũng sẽ có sự tham gia của bên thứ ba. Đó có thể là bên cung cấp nguyên liệu, có thể là chủ đầu tư hoặc có thể là nhà thầu xây dựng, thậm chí khách hàng cũng có thể được liệt kê vào là một đối tác.

Bởi vì cần phải duy trì mối quan hệ cho nên quản lý dự án cần phải có kĩ năng đàm phán và giao tiếp. Khi đã tạo dựng được mối quan hệ thì việc làm ăn sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Kế toán trưởng có cần chứng chỉ không

Bên cạnh những câu hỏi về project manager, nhiều người cũng thắc mắc kế toán trưởng có cần chứng chỉ không. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau!

Kế toán trưởng có cần chứng chỉ không