Hồ sơ dự thầu (hồ sơ chào thầu) là gì? Những quy định bạn cần biết

Tin tức tổng hợp

​Hồ sơ dự thầu là một trong những bước đầu tiên để tiếp cận với gói thầu và cho thấy khả năng của nhà thầu đó có phù hợp với gói thầu hay không. Những quy định về hồ sơ dự thầu cần được làm cẩn thận trước khi tham gia đấu thầu để đảm bảo hiệu quả cao nhất. Vậy, hồ sơ dự thầu gồm những giấy tờ gì và những lưu ý mà bạn cần biết về hồ sơ chào thầu sẽ được chúng tôi chia sẻ qua bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ dự thầu, hồ sơ chào thầu là gì

Hồ sơ dự thầu (hồ sơ chào thầu) có ý nghĩa tương tự như nhau. Nó là những giấy tờ quan trọng và cần thiết cho quá trình thiết lập và tham gia vào nhóm những công ty và doanh nghiệp tiếp cận với gói thầu. Hồ sơ dự thầu chủ yếu có tầm quan trọng và nằm trong lĩnh vực xây dựng. 

Hồ sơ dự thầu bao gồm tất cả các giấy tờ và tài liệu liên quan đến quá trình tham gia vào việc đấu thầu và toàn bộ những tài liệu có ý nghĩa viết và nộp cho bên mời thầu theo những gì mà bên mời thầu yêu cầu. 

Hồ sơ dự thầu là gì
Hồ sơ dự thầu là gì

Hồ sơ dự thầu (hồ sơ chào thầu) được cho là một trong những yêu cầu cơ bản để tiếp cận đến gói thầu mà công ty đang muốn có được. 

Hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm hai loại hồ sơ chính đó là hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính. Chi tiết về các loại hồ sơ này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu qua phần tiếp theo của bài viết này nhé. 

Xem thêm : Nên làm nghề gì lương cao đúng với nhu cầu tuyển dụng của xã hội

2. Những quy định về các giấy tờ liên quan đến hồ sơ dự thầu

Đối với hồ sơ dự thầu đều có những quy tắc cần phải tuân theo để đảm bảo sự nhất quán và đúng đắn cho từng loại giấy tờ theo quy chuẩn đã đề ra của bên mời thầu. 

Về cơ bản các bước để làm hồ sơ dự thầu sẽ cần tuân theo các bước chính sau đây:

Quy định về hồ sơ dự thầu
Quy định về hồ sơ dự thầu

Bước 1: Đọc kỹ các yêu cầu của bản vẽ kỹ thuật thi công và những gì được yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Việc đọc kỹ các điều kiện được đưa ra trong công nghệ thi công sẽ là yếu tố quan trọng và là điều kiện tiên quyết để các bên hiểu hơn về nhau cũng như nếu để thiếu sót một nội dung nào thì hồ sơ dự thầu của bên bạn có thể bị loại bỏ ngay lập tức. 

Bước 2: Làm theo các hướng dẫn được yêu cầu trong biểu mẫu. Có nghĩa là hầu hết các giấy tờ có liên quan đến hồ sơ dự thầu đều được viết theo form mẫu có sẵn. Nên bạn hãy điền các thông tin một cách thật chi tiết và chính xác nhất vào những form mẫu đó là được. Thay đổi các thông số và các yếu tố theo đúng tên dự án gói thầu và tên của công ty/doanh nghiệp bạn. 

Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu theo các yếu tố đã được đưa ra sẵn của bên mời thầu. 

Hồ sơ dự thầu bao gồm các giấy tờ sau đây:

Các bước làm hồ sơ
Các bước làm hồ sơ

Hồ sơ năng lực công ty: tuỳ thuộc vào từng gói thầu và quy mô của gói thầu mà sẽ có hồ sơ năng lực của các công ty dự thầu khác nhau. Mỗi gói thầu sẽ cần chuẩn bị một loại hồ sơ năng lực khác nhau. Trong hồ sơ năng lực công ty sẽ bao gồm các giấy tờ như sau: 

- Đăng ký kinh doanh (phải được photo và công chứng cẩn thận). Theo quy định của các nhà mời thầu thì giấy đăng ký kinh doanh cần có thời hạn công chứng không quá 6 tháng. 

- Đăng ký mẫu dấu.

- Các hợp đồng tương tự hồ sơ năng lực mà công ty đã thực hiện.

- Báo cáo tài chính có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc cơ quan thuế. Báo cáo tài chính nên được kiểm toán để đảm bảo tính xác thực cao hơn. 

- Danh sách các cán bộ tham gia vào việc thực hiện gói thầu theo dự kiến. 

- Tuỳ theo yêu cầu của bên mời thầu mà sẽ có một số loại giấy tờ quan trọng khác. 

Quy định về hồ sơ năng lực công ty
Quy định về hồ sơ năng lực công ty

Hồ sơ năng lực công ty thông thường được cho là không bắt buộc và cũng không nhất thiết phải có trong hồ sơ dự thầu nếu như không có yêu cầu từ phía bên mời thầu. Tuy nhiên, nếu có hồ sơ năng lực thì sẽ làm rõ hơn về năng lực của công ty cho gói thầu đó đến đâu. Đồng thời dễ dàng cho các nhà mời thầu xem xét và xét duyệt những hồ sơ phù hợp. 

Hồ sơ năng lực công ty cũng đồng thời tạo cho doanh nghiệp sự chuyên nghiệp và nâng cao những thế mạnh của công ty/doanh nghiệp hơn.

Biện pháp thi công: khi bắt gặp bất cứ một hồ sơ dự thầu nào cũng đều cần nắm rõ các yêu cầu và thuyết minh đầy đủ về biện pháp thi công cũng như yếu tố về kỹ thuật của công trình. Các bản vẽ về thiết kế và biện pháp thi công sao cho thực thi và nhanh chóng nhất. 

Khi copy các bản vẽ thiết kế cũng như những thông số của nó cần đảm bảo tránh râu ông nọ cắm cằm bà kia hãy sai lệch giữa các thông tin. 

Cách viết hồ sơ dự thầu
Cách viết hồ sơ dự thầu

Giá dự thầu là yếu tố cơ bản để quyết định doanh nghiệp có thực sự phù hợp vói gói thầu hay không. Đồng thời nó cũng là điều kiện tiên quyết để các doanh nghiệp xem xét về mức độ tài chính của công ty có phù hợp với gói thầu này hay không. Bên cạnh đó, cần lưu ý các thông tin về giá cả dựa qua các tiêu chí đánh giá và đưa ra những ý kiến về việc lựa chọn những nhà thầu chính. Những yếu tố về giá cả cần có sự xem xét và cân nhắc cẩn thận. Nếu không doanh nghiệp của bạn sẽ rất khó để có thể thành công và trúng lớn với gói thầu đó. 

Xem thêm : Học viện Ngoại giao ra làm gì? Những thông tin cho bạn

3. Những lưu ý về cách viết hồ sơ dự thầu

Kiểm tra kỹ các yếu tố có trong hồ sơ dự thầu: các thông tin mà công ty bạn điền đã đầy đủ và chính xác hay chưa. Nếu chưa chính xác hoặc có bất cứ sai lệch nào thì cần phải sửa chữa ngay lập tức tránh để đến lâu dài sẽ lằng nhằng nhiều công đoạn khác nhau. Vả lại cũng sẽ vô cùng tốn thời gian nữa. 

Làm theo những gì đã được hướng dẫn, tránh sáng tạo những nội dung không đúng yêu cầu: hồ sơ dự thầu chính là một trong những giấy tờ cần được công chứng và liên quan chặt chẽ đến pháp lý nên việc viết đúng theo hướng dẫn là điều nên làm và cần có sự chuẩn chỉnh về các nội dung mà công ty bạn đưa ra. 

Lưu ý về cách viết hồ sơ dự thầu
Lưu ý về cách viết hồ sơ dự thầu

Xử lý phần thủ tục pháp lý theo đúng quy định: những giấy tờ liên quan đến pháp lý bạn cần đóng dấu đầy đủ và áp dụng các nguyên tắc theo đúng quy chuẩn của việc công chứng các giấy tờ là có thể hoàn thành được. Nhất là trong việc xử lý thủ tục pháp lý của biện pháp thi công và giá dự thầu. Đây là hai khoản tốn nhiều thời gian nhất cũng như cần có sự phân bổ thời gian nhiều hơn cho hai phần này. 

Lưu ý khi lập kế hoạch thi công thì cần nắm rõ về thực tế của gói thầu sử dụng văn phong trang trọng và cách viết có sự lôi cuốn người đọc để tránh gây nhàm chán với những số liệu toàn số và số. Bên cạnh đó cũng cần lưu ý về cách yêu cầu của hồ sơ dự thầu làm sao để tránh đưa nhầm những thông tin của gói thầu này vào gói thầu khác. 

Lưu ý về việc lập đơn giá của bảng giá thi công. Có nghĩa là làm sao để có thể hiểu rõ và nắm bắt rõ các yêu cầu của bản vẽ thi công và bóc tách các yếu tố về khối lượng từ bản vẽ để cân đo đong đếm và kiểm tra thật chính xác. 

Như vậy với những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ trên đây hy vọng bạn có thể hiểu rõ hơn về hồ sơ dự thầu hay còn được gọi là hồ sơ chào thầu và những quy định khi viết hồ sơ dự thầu. 

Hồ sơ xin việc Ahamove

Hồ sơ xin việc Ahamove gồm những giấy tờ gì và cách viết của từng phần ra sao chúng ta sẽ cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Hồ sơ xin việc Ahamove