Event management (Quản trị sự kiện) và những điều bạn cần biết

Tin tức tổng hợp

Các cụm từ liên quan đến “event” đang dần được sử dụng rộng rãi bởi những người có xu hướng hội nhập với thế giới, trong đó nổi bật hơn cả là cụm từ “event management”. Vậy event management là gì? Các bạn hãy cùng timviec365 tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

1. Giải mã: event management nghĩa là gì?

Cụm từ “event management” có nghĩa là quản trị sự kiện hoặc tổ chức sự kiện. Đúng như tên gọi, đây là hoạt động tổ chức và quản lý sự kiện thông qua rất nhiều các giai đoạn khác nhau. Cụ thể, event management sẽ bao gồm những khâu từ lên ý tưởng ban đầu, lập kế hoạch chung và các mốc thời gian cụ thể, thiết kế, tính toán chi phí, triển khai kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện, tổ chức sự kiện theo đúng các mốc thời gian và cuối cùng là kiểm soát trong và sau khi sự kiện diễn ra.

Ý nghĩa của cụm từ event management
Ý nghĩa của cụm từ event management
Xem thêm : Nên làm nghề gì lương cao đúng với nhu cầu tuyển dụng của xã hội

2. Vai trò của event management

Tổ chức và quản lý sự kiện là hoạt động vô cùng quan trọng, có vai trò đảm bảo sự thành công của sự kiện ở mức độ cao nhất. Nói cách khác, nếu muốn một sự kiện diễn ra thành công thì công tác quản lý và tổ chức luôn phải được chú trọng và thực hiện hiệu quả tối đa.

Nếu quá trình tổ chức xảy ra sai sót thì kết quả là sự kiện đó sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều, có thể gây nên các tác động tiêu cực đến những người tham gia sự kiện. Tương tự, nếu công tác quản lý không tốt và để một lỗi nhỏ xảy ra trong khâu chuẩn bị thì những hậu quả xấu xảy đến là không thể tránh khỏi.

Ngoài ra, vì đa số các sự kiện diễn ra đều có mục đích quảng bá cho một công ty hay doanh nghiệp cụ thể nên tổ chức sự kiện cũng góp phần hỗ trợ cho quá trình marketing của các công ty đó. Một số sự kiện khác như đám cưới tuy không nhằm marketing giống như các doanh nghiệp nhưng vẫn có điểm tương đồng nho nhỏ về mục đích. Cụ thể, đó là nhằm thông báo đến bà con họ hàng, bạn bè và người thân về cuộc hôn nhân của cô dâu chú rể, tăng số lượng người biết đến thông tin này.

Sự kiện thành công hay không phụ thuộc vào event management
Sự kiện thành công hay không phụ thuộc vào event management
Xem thêm : Học viện Ngoại giao ra làm gì? Những thông tin cho bạn

3. Các khâu cơ bản và quan trọng để tổ chức một sự kiện

Việc quản lý hay tổ chức có nhiều bước với số lượng đầu việc khác nhau, phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô, tính chất hay giới hạn kinh phí của sự kiện. Do đó, dưới đây sẽ là các khâu cơ bản, quan trọng và không thể bỏ qua khi tổ chức bất cứ sự kiện nào dù cho có sự khác nhau về tính chất, kinh phí hay quy mô.

3.1. Các khâu chuẩn bị quan trọng trước khi sự kiện diễn ra

3.1.1. Lên ý tưởng nháp ban đầu và phát triển thành kế hoạch chi tiết

Khâu đầu tiên là lên ý tưởng cho sự kiện. Ý tưởng sẽ phụ thuộc vào mục tiêu, tính chất của sự kiện cũng như các yêu cầu và mong muốn của khách hàng, được chỉnh sửa sao cho thỏa mãn và phù hợp nhất với các yếu tố đã nêu.

Thông thường, các sự kiện sẽ được tổ chức bởi các công ty chuyên về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và khách hàng có thể là các cá nhân hoặc tập thể đang có nhu cầu. riêng đối với sự kiện của một công ty do chính công ty đó tự tổ chức, “khách hàng” sẽ là lãnh đạo các cấp cao nhất, những người mang tính quyết định và đưa ra yêu cầu cho bộ phận tổ chức sự kiện.

Sau khi trải qua nhiều lần chỉnh sửa và điều chỉnh, ý tưởng ban đầu sẽ dần dần được phát triển thành một bản kế hoạch cụ thể và chi tiết hơn. Bản kế hoạch sau đó sẽ được khách hàng xem và duyệt một lần nữa để đảm bảo sự hài lòng và đồng ý đến từ chính phía khách hàng.

Event management cần có sự lập kế hoạch rõ ràng
Event management cần có sự lập kế hoạch rõ ràng

3.1.2. Đưa ra các mốc thời gian và chuẩn bị các phương án dự phòng

Sau khi đã có kế hoạch cụ thể cho sự kiện, nhà tổ chức sẽ bắt đầu lập các mốc thời gian. Những mốc này sẽ đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng như ngày đầu tiên bắt đầu tiến hành, ngày tìm địa điểm và nhà tài trợ, ngày thiết lập hệ thống sân khấu hay ngày sự kiện diễn ra. Các mốc thời gian này chính là các “deadline”, đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải hoàn thành đúng hạn để việc tổ chức diễn ra đúng ban đầu, đảm bảo tiến độ cho sự kiện được diễn ra.

Tiếp đó, nhà tổ chức sẽ lên các phương án dự phòng. Một sự kiện có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều tác nhân như điều kiện thời tiết, hỏng hóc về cơ sở vật chất và trang thiết bị,..., do vậy luôn phải có phương án dự phòng. Số lượng phương án không cố định mà sẽ dựa theo những kịch bản và tình huống xấu nhất có thể xảy ra, từ đó dự tính trước những phương án xử lý và lập các kế hoạch dự phòng.

3.1.3. Tính toán những chi phí cần thiết và chuẩn bị kinh phí dự trù

Để một sự kiện có khả năng được diễn ra, bên cạnh các kế hoạch thì còn cần có nguồn kinh phí để chi trả cho các khoản chi phí cố định và phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Các khoản phí này sẽ được tính toán và thống kê đầy đủ để nhận nguồn kinh phí từ khách hàng hoặc các nhà tài trợ nếu có.

Ngoài ra, kinh phí dự trù cũng sẽ được lập ra để xử lý những chi phí phát sinh hoặc những phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ như đã được nói đến ở trên. Kinh phí dự trù thường có giá trị bằng khoảng 10% tổng kinh phí ban đầu, tuy nhiên con số này không cố định và dao động theo các trường hợp khác nhau.

Event management yêu cầu sự tính toán hợp lý
Event management yêu cầu sự tính toán hợp lý

3.1.4. Tìm kiếm, lựa chọn địa điểm và các nhà tài trợ cho sự kiện

Ngoại trừ các sự kiện online thì những sự kiện offline bắt buộc phải có một địa điểm tổ chức cụ thể, đa phần sẽ là một khu vực hội trường với sức chứa lớn. Việc tìm kiếm một địa điểm phù hợp rất quan trọng, dựa theo số lượng người dự tính tham gia, sự kiện trong nhà hay ngoài trời, chi phí thuê địa điểm,... Công tác lựa chọn địa điểm do vậy cũng là một khâu rất quan trọng.

Trong một số trường hợp nhất định, nhà tổ chức sự kiện sẽ cần thêm nguồn kinh phí đến từ các nhà tài trợ, đổi lại các nhà tài trợ đó sẽ được quảng cáo thương hiệu trong sự kiện, thường là thông qua logo nhãn hàng hoặc là sản phẩm được trưng bày. Để có được các nhà tài trợ đòi hỏi người đi xin tài trợ phải có kỹ năng đàm phán và thương tốt, một trong các yếu tố mang tính quyết định.

3.1.5. Xin giấy phép tổ chức sự kiện từ các cấp có thẩm quyền

Một sự kiện diễn ra cũng cần đến sự cho phép của các cấp chính quyền, đặc biệt là những sự kiện lớn. Không có giấy phép tổ chức sự kiện có thể dẫn đến nhiều vấn đề liên quan đến pháp luật, chịu phạt hành chính và tháo dỡ địa điểm tổ chức, dẫn đến việc sự kiện có khả năng bị hoãn hoặc thậm chí là bị hủy hoàn toàn. 

3.1.6. Điều phối, giám sát chặt chẽ các công tác chuẩn bị hậu cần

Công tác cuối cùng trong khâu chuẩn bị là công tác hậu cần. Các nhân viên sẽ tiến hành sắp xếp lại địa điểm để dựng và trang trí sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng, kiểm tra hệ thống điện,..., đảm bảo cho sự kiện diễn ra theo đúng như kế hoạch.

Phải đề phòng sự cố với event management
Phải đề phòng sự cố với event management

3.2. Các hoạt động quản lý trong và sau khi sự kiện đã diễn ra

3.2.1. Giám sát cẩn trọng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

Khi sự kiện bắt đầu, để chắc chắn rằng sự kiện sẽ theo đúng kế hoạch thì cần có sự theo dõi sát sao xuyên suốt thời gian diễn ra sự kiện. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, đội ngũ nhân viên túc trực sẽ chịu trách nhiệm xử lý, dựa trên các phương án tình huống xấu có thể xảy ra. Trong trường hợp có sự cố bất ngờ chưa tính trước, các quản lý cấp cao sẽ nhanh chóng hội ý để tìm cách khắc phục sớm nhất có thể.

3.2.2. Đảm bảo an ninh, an toàn thân thể cho khách tham dự

Vấn đề an ninh luôn phải được đảm bảo, nhằm đem lại sự an toàn và yêu tâm cho các vị khách. Ngoài ra, bộ phận an ninh còn ngăn ngừa những người xâm nhập mà không phải khách mời, đề phòng những trường hợp xô xát hay gây gổ trong sự kiện.

Sự kiện cần phải được giám sát một cách cẩn thận
Sự kiện cần phải được giám sát một cách cẩn thận

3.2.3. Họp bàn, phê bình và rút kinh nghiệm hậu sự kiện

Khâu cuối cùng là họp rút kinh nghiệm sau sự kiện, nêu lên những điều đã làm được và chưa làm được. Trong quá trình tổ chức và quản lý sự kiện, nếu có vấn đề xảy ra mà không được lường trước thì cuộc họp này sẽ tổng kết lại để làm kinh nghiệm cho những sự kiện sau này.

Qua bài này, timviec365 hy vọng các bạn đã hiểu được event management là gì, tầm quan trọng và các khâu tổ chức cũng như quản lý một sự kiện. Mong rằng những kiến thức sẽ khơi dậy niềm yêu thích trong các bạn đối với công việc quản lý và tổ chức sự kiện.

Cách viết CV tổ chức sự kiện chuẩn nhất dành cho bạn

Nếu bạn có niềm yêu thích và đam mê tổ chức sự kiện thì còn ngần ngại gì mà không tham khảo ngay những mẫu CV tổ chức sự kiện hot nhất hiện nay:

CV tổ chức sự kiện