Điều phối là gì? Ai là người điều phối và vai trò của họ là gì?

Tin tức tổng hợp

Vậy điều phối là gì? Và người điều phối là ai cũng như họ có vai trò ra sao trong quá trình điều phối? Chúng ta thử tìm hiểu nha tại bài viết dưới đây nha!

Doanh nghiệp công việc quá nhiều dẫn đến sự ứ đọng xảy ra liên tiếp, hàng hóa chất kho, đơn hàng giải khắp nơi, khối lượng chồng chất,mọi thứ dần trở nên lộn xộn hơn...Tất cả là do đâu mà khó khăn tiếp nối khó khăn?Tất cả do chúng ta không có người đứng ra điều phối công việc.Vậy điều phối là gì?Và người điều phối là ai cũng như họ có vai trò ra sao? Chúng ta thử tìm hiểu nha.

1. Điều phối là gì?

Có rất nhiều ngữ nghĩa khác nhau cũng như khái niệm đưa ra với điều phối, nhưng tóm gọn lại “Điều phối” ở đây có nghĩa là hành động, việc làm đưa, di chuyển một bộ phận người hay phương tiện nào đó đến một nơi khác để khắc phục được tình trạng chênh lệch sao cho được phù hợp nhất tránh sự tồn đọng, chồng chất khắp nơi giúp công việc trở lên tốt hơn.

Điều phối là gì
Điều phối là gì?
Xem thêm : Nên làm nghề gì lương cao đúng với nhu cầu tuyển dụng của xã hội

2. Ai sẽ là người điều phối và vai trò của họ

Ai sẽ là người điều phối
Công việc của điều phối viên 

Không đâu xa với việc điều phối, việc ví dụ thực tế về một cuộc họp nhóm, thảo luận nhóm luôn luôn xảy ra thường xuyên hàng ngày, hàng tuần. Đặc biệt là trong những cuộc thảo luận phức tạp và có nhiều quan điểm lợi ích khác nhau gây nên sự xung đột tranh cãi có thể là mâu thuẫn. Chính lúc này, việc điều phối trở lên rất quan trọng nó sẽ tác động tới cuộc thảo luận đó và lựa chọn giữa sự thành công và thất bại của cuộc trao đổi. 

Nhưng lúc này ai sẽ là người điều phối cuộc thảo luận đó, trưởng nhóm hay phó nhóm hay lại là một thành viên trong nhóm.Nếu là bạn bạn nghĩ ai sẽ là người điều phối?và họ sẽ làm gì?

Người điều phối ở đây có thể hiểu là giúp cho cuộc thảo luận, quy trình trở lên một cách dễ dàng hơn, suôn sẻ hơn, tổng hợp được ý kiến và cũng như đưa ra kết quả cuối cùng. Điều phối không là dễ dàng nếu chúng ta không biết cách cũng như mẹo để điều phối nhưng không có nghĩa là không có ai điều phối được mà do chúng ta có đứng lên để làm chủ và điều phối được hay không.

Việc mà có một người điều phối viên ngay từ đầu có vẻ đó là rất hợp lý sẽ tránh được những rắc rối trước khi cuộc thảo luận hay đi chuyển gì đó ngay từ đầu. Bởi điều phối viên sẽ có trách nhiệm lập kế hoạch ngay từ khi chưa bắt đầu, hưỡng dẫn và quản lý để đảm bảo rằng mọi người tham gia cũng như trong quá trình điều chuyển luôn ở mức tốt nhất và tránh những trường hợp bất khả kháng xảy ra.Nhưng mọi việc đôi khi lại không suôn sẻ và việc người điều phối có kỹ năng nhanh nhạy là rất cần để xoay chuyển mọi thứ.

Để trở thành một người điều phối giỏi bạn phải thật khách quan nhưng không có nghĩa rằng chúng ta phải chọn sẵn một người điều phối bên ngoài tổ chức cũng như chỉ định người điều phối ngay từ đầu. Đôi khi những người ngoài tổ chức sẽ không sẽ không có khả năng như những người trong tổ chức và cũng có thể họ sẽ bị cuốn theo lập trường của tổ chức chứ không còn lập trường trung lập để điều phối nữa. Vậy nên, khi muốn trở thành một người điều phối viên bạn phải có một cái nhìn tổng quát nhất, không có sự áp đặt suy nghĩ hay quan điểm cá nhân mà phải hoàn toàn tập trung để đưa ra ý kiến cũng như đẩy tiến trình nhóm giúp các thành viên cống hiến hết mình cho công việc.Chú ý hơn trong điều phối các bạn nên chú ý tới tiến trình, bởi tiến trình phụ thuộc nhiều yếu tố để tạo ra nhiều ý tưởng, giải pháp cũng như sự quyết định tuôn chảy không ngừng nghỉ.

Xem thêm : Học viện Ngoại giao ra làm gì? Những thông tin cho bạn

3. Công việc của điều phối 

Công việc của điều phối viên
Công việc của điều phối viên 

Nhìn chung công việc của điều phối viên có thể tóm lược lại như sau:

- Thiết lập kế hoạch cho nhóm, chọn ra công cụ tốt nhất để có kết quả tốt nhất

- Phối hợp với các đối tác của công ty trong việc tổ chức công việc được giao, gắn kết đối tác trong việc đưa ra chính sách, thống nhất các hoạt động hỗ trợ dự án

- Phối hợp cùng với các bộ phận trong công ty liên quan để nhận được sự hỗ trợ khi cần thiết

- Ghi nhận các phản hồi, cũng như báo cáo công việc theo kế hoạch.

- Tham gia kiểm tra thu thập thông tin, thống kê, quản lý hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác quản lý được chính xác và đúng nguyên tắc

- Hướng dẫn và kiểm soát đảm bảo

- Mọi thành viên đều tham gia hiệu quả

- Các thành viên đều hiểu biết lẫn nhau

- Cùng nhau chia sẻ trách nhiệm cũng như ý kiến 

- Tổng hợp tình hình. kết quả cũng như đánh giá hiệu quả của công việc báo cáo cho cấp trên

Xem thêm : Học ngôn ngữ Anh ra làm gì – Cơ hội để hội nhập quốc tế rộng mở

4. Các kỹ năng mà một điều phối cần có

4.1. Quản lý quỹ thời gian

Khi làm việc sẽ không tránh khỏi việc lấn thêm thời gian hay quỹ thời gian không đủ cho khối lượng công việc. Vậy nên kỹ năng phân bổ, phân phối thời gian hợp lý là rất cần thiết bởi làm sao cho khối lượng công việc nhiều được giải quyết trong khoảng một khoảng thời gian nhất định là rất khó. 

4.2. Kỹ năng nói và xoay chuyển

Đây cũng là một kỹ năng mà một điều phối viên nên trau dồi bởi khi bạn có thể tự tin nói trước đám đông cũng như sự ra lệnh của bạn có hiệu lực hơn tránh được sự không tuân thủ của cấp dưới. 

Việc nhanh nhẹn xoay chuyển ứng biến trước mọi tình thế cũng vô cùng quan trọng giúp ta không cảm thấy khó khăn bất cứ lúc nào dù hoàn cảnh có ra sao đi chăng nữa.

4.3. Thường xuyên cập nhật thông tin và truyền thông

Nếu như bạn thực sự muốn trở thành một điều phối viên thì việc cập nhật thông tin nhanh nhạy đó là một lợi thế đối với bạn. Đặc biệt tình trạng của công ty cũng như đối tác kinh doanh của bên bạn có thể bao gồm cả đối thủ đối với mảng truyền thông. Việc sử dụng các trang web, mạng xã hội lớn như: Facebook, zalo, twitter,...sẽ giúp bạn rất nhiều trong điều phối đó, bạn có thể điều phối ngay cả khi bạn ở xa mà công việc vẫn có thể theo dõi một cách sát sao. 

4.4. Có tầm nhìn đầy chiến lược và dám mạo hiểm

Những điều phối viên cần mở rộng các quan hệ của chính mình tạo sự liên kết sâu rộng thuận lợi cho lĩnh vực mà mình dấn thân. Và bạn cũng sẵn sàng đương đầu để thay đổi hiện trạng, đôi khi mạo hiểm là sự thất bại nhưng đó cũng chính là bài học cho bạn để bạn có thể tiến lên. 

Nếu bạn có tầm nhìn chiến lược thì đó là một điều đáng mơ ước cũng là một điểm cộng cho bạn khi làm bất cứ điều gì. Những nhà lãnh đạo sẽ có khả năng và tầm nhìn để có thể tìm người cộng sự cũng như tập hợp được đám đông

4.5. Biết lắng nghe và chia sẻ 

Đây là một kỹ năng nhỏ như cũng đáng để các bạn nên có bởi nó sẽ thể hiện phẩm chất của chính bạn. Phẩm chất này có thể giúp bạn gắn kết các thành viên, hiểu bao quát về các thành viên hơn thúc đẩy người khác tiến lên phía trước.

Xem thêm : Giảng viên là gì? Làm sao để trở thành giảng viên?

5. Điều phối viên được săn đón hơn các bạn nghĩ với nhiều ngành nghề khác nhau

5.1. Nhân viên điều phối đơn hàng

Nhân viên điều phối đơn hàng đảm nhận nhiệm vụ lên kế hoạch sao cho hàng hóa được vận chuyển một cách nhanh gọn tránh tồn đọng hay gặp phải bất cứ vấn đề gì trong quá trình vận chuyển. Công việc này rất dễ tìm và ứng tuyển bởi hàng hóa có đa loại và số lượng rất nhiều đặc biệt trong thời đại kinh doanh như hiện nay. Nhưng mức lương còn thấp sẽ khoảng xấp xỉ đến 5 triệu đồng.

5.2. Nhân viên điều phối các gian hàng giao hàng

Đây cũng là một phần thuộc lĩnh vực hàng hóa nhưng với số lượng cụ thể và phân theo một loại hàng hóa nào đó. Công việc khá đơn giản là quản lý số liệu xuất nhập và tồn điều hành để phân phối các mặt hàng từ các shop đến tay người tiêu dùng. 

Đặc biệt nhân viên bên này sẽ còn chịu trách nhiệm liên kết với bên giao hàng và quản lý đội ngũ giao hàng, đảm bảo số lượng hàng hóa được giao đúng thời gian và nơi mà khách hàng thông báo.Cũng như xử lý mọi thắc mắc giữa bên người nhận và người giao hàng.

nhân viên điều phối gian hàng
Nhân viên điều phối gian hàng sẽ quản lý các gian hàng


5.3. Nhân viên điều phối kho hàng 

Công việc tại kho sẽ là quản lý số lượng và trực tiếp giám sát các thành viên trong kho thực hiện các công việc khác nhau để kho luôn đảm bảo gọn gàng và hàng hóa được chuyển đi theo đúng yêu cầu.

5.4. Nhân viên điều phối vận tải

Nhân viên điều phối vận tải
Nhân viên điều phối vận tải

Công việc này khuyến khích với phái nam hơn so với phái nữ bởi đôi khi sẽ rất vất vả đặc biệt với những hàng hóa nặng. Công việc bao gồm như: tìm kiếm xe cho các đơn hàng, tìm nhà xe có tuyến phù hợp, giá cả hợp lý, xác nhận,...Theo dõi quá trình nhận và vận chuyển hàng hóa để xem có bất kỳ vấn đề gì không để có thể xử lý. Có các ý kiến về quy trình vận chuyển, đóng góp sao cho việc vận chuyển được trơn chu và nhanh gọn.

5.5. Nhân viên điều phối sự kiện mảng truyền thông

Công việc này yêu cầu sự nhanh nhẹn và năng động từ các điều phối viên bởi sẽ cần giao lưu và tạo các mối quan hệ để có thể tham gia và tiếp nhận tất cả các sự kiện từ nhỏ cho đến lớn. 

Công việc này cũng yêu cầu các bạn phải chịu được áp lực do công việc mang tính chất nhanh và thời gian gấp rút nhưng lại giúp bạn có thể học hỏi các kỹ năng khác. Tuy mức lương mới bước vào nghề còn thấp nhưng sau khi bạn có tay nghề ổn định mức lương của các bạn đã trong tầm ổn định và bên cạnh còn có cả phần trăm theo sự kiện và hoa hồng.

5.6. Nhân viên điều phối dự án

Đây là công việc mà yêu cầu về kinh nghiệm cũng như tri thức của bạn rất nhiều về mảng dự án mà bạn tham gia. Bạn sẽ được làm việc cùng những người quản lý để theo dõi dự án và điều hành các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc của dự án đề ra làm sao dự án đó có thể diễn ra trơn tru.

5.7. Nhân viên điều phối logistic

Nhân viên điều phối mảng logistic
Nhân viên điều phối mảng logistic

Đây là một mảng mới với mức thu nhập tương đối ổn định đặc biệt những ai có kinh nghiệm và giao tiếp tiếng anh tốt đó là lợi thế cho bạn rồi. Với vị trí này bạn với các công việc như xuất nhập hàng hóa, kiểm soát lịch tàu giao hàng, việc thông quan và giao hàng đến các kho. Cạnh đó bạn cũng cần kiểm tra về các khoản chi phí đặc biệt là phí logistics và làm sao để chi phí được giảm tối đa. 

Công việc không bao giờ giới hạn chúng ta bất cứ thứ gì đúng không nào?Khi chúng ta có kinh nghiệm có ý chí tiến lên thì mọi việc sẽ trở lên dễ dàng hơn nhiều đó. Trên đây là toàn bộ thông tin mà tôi có thể chia sẻ cho bạn về điều phối là gì. Hy vọng thông qua đây các bạn có thể tìm và lựa chọn được cho chính mình một công việc mong muốn hãy ghé qua timviec365.net để có thể tìm hiểu nhiều công việc mới mẻ khác nhé!

Chúc các bạn thành công.

 

Bình luận

Bình luận thành công!

bài viết liên quan

xem nhiều

tiêu biểu tuần